しかし、取引先から届く注文書や請求書のような紙の書類は、まだまだ残っているのではないでしょうか？
せっかく社内でペーパーレス化を進めても、紙書類が残ってしまうことにより 柔軟な働き方の妨げとなり、業務の非効率化を招いてしまいます。
デジタル化・ペーパーレス化することで、業務効率をあげリードタイム短縮を考えてみませんか？
目次
【１】在宅・リモート業務対応をしたいがどうしても取引先からの注文書や請求書は紙で届いてしまう。
【２】注文書は年々増加傾向で、注文書などの登録業務にかける人的リソースが不足している。
注文書の登録には上司・管理部の承認が必要であり、登録完了までの時間がかかりすぎる。
【３】注文データがおかしいと気付いた際に、注文書の原本を探すのが大変
【４】紙の注文書もあればメールの添付で届く注文書や請求書あり、紙とメールで管理が煩雑。
メールで届く注文書は電子帳簿保存法にも対応しないといけない。
取引先などから届く、注文書や請求書のような紙の書類を効率よく短時間に基幹システムに登録することができるソリューションです。
・データ登録における作業工数の削減や入力ミスの低減
・上長や審査部等への承認・確認作業の負担軽減やリードタイムの短縮
・各作業をつなげて管理し、作業間のリードタイムを短縮
・紙書類のイメージデータとテキスト・数値データを関連づけて保管・管理し紙書類を探す時間を大幅に短縮
紙の書類を登録する業務全体の生産性向上とリードタイムの短縮を実現いたします。
【お困りごと①】在宅・リモート業務対応をしたいが、どうしても取引先からの注文書や請求書は紙で届いてしまう
▶▶▶取引先からFAXで届いた書類は自動でPDF化され、担当者に対応依頼(ワークフロー)の通知が届きます。これにより、柔軟な働き方の妨げとなる出社をせずに、在宅・リモートワークでの注文・請求処理を可能にします。※紙の郵送の場合は、人手によるスキャン作業が発生します。
【お困りごと②】注文書は年々増加傾向で、注文書などの登録業務にかける人的リソースが不足している
注文書の登録には上司・管理部の承認が必要であり、登録完了までの時間がかかりすぎる
▶▶▶届いた注文書に記載されている取引先や注文内容などの情報は、自動でデータ化され、システムにセットされます。担当者は、内容を確認し、最小限の修正をするだけで、承認者へと自動で情報が流れ、承認依頼が出されます。印刷して持ち回る必要がなく、承認者の在籍タイミングも気にする必要がありません。
【お困りごと③】注文データがおかしいと気付いた際に、注文書の原本を探すのが大変
▶▶▶PDF化した書類と、データ化した登録情報を紐づけて管理するため、対象の書類を簡単に検索し、確認することができます。大量の書類の中から原本を探す手間が省け、作業効率アップにつながります。
【お困りごと④】紙の注文書もあればメールの添付で届く注文書や請求書あり、紙とメールで管理が煩雑。
メールで届く注文書は電子帳簿保存法にも対応しないといけない。
▶▶▶FAXで届いた書類もメールで届いた書類も、同じ処理でデータ化され、一元管理されます。そのため、利用者はファクスで来た書類なのか、メールで来たのかを意識する必要はありません。また、書類の管理はオプションで電帳法にも対応できるので安心です。
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Q 既にOCRやRPAを導入しているのだけど。（本ソリューションの導入は不可ですか？）
A 既にお客様でご利用いただいているRPAやOCRを活用できます。お客様のご利用いただいている製品・サービスが、Webサービスに対応しているかをご確認ください。不明であれば一度ご相談ください。
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Q 基幹システムへの情報登録の仕組みはあるのだけど、RPAも導入しないといけないでしょうか？
A CSVファイルの取り込みやAPIなどが用意されている場合は RPAがなくても対応は可能です。
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Q 書類を電子化して取り込むと電子帳簿保存法対応も考えないといけないと思いますが、どんな電子帳簿保存法対応のシステムと連携できますか？
A 本ソリューションで提供しているintra-martではJIMA認証の電帳法対応オプションをご用意しておりますので、そちらを追加いただくと対応可能です。また、ほかの電帳法の仕組みでも、連携対応可能な製品もございますのでご相談ください。≫詳しくはこちら
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